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这15种文件,HR千万不可忽略
作者:张倩茹 时间:2017-11-28 阅读:453次

很多劳动争议,大都由于HR没有做好日常的文件保管,以至于因为缺乏重要的证据而让企业陷入被动。那么,从员工的入职到离职,有哪些文件是HR必须妥善保管又或者重点收集的呢?

1《入职登记表》

《入职登记表》是新进员工填写的一份最基本的文书资料,本意在于了解员工的一些基本情况。

很多HR觉得这份表格不过是员工的一个入职必需的流程,往往不太上心,流于形式。但其实,通过这份表格,收集全面的员工信息,能够有效地帮助企业规避用工风险。

比如,很多企业的录用条件约定或劳动纪律中都有一条,如果发现员工的应聘或入职材料中存有虚假信息,属于严重违纪,企业有权单方解除劳动合同而不支付经济补偿。那么,在收集员工的违纪事实时,员工亲笔签字的《入职登记表》往往是一份非常关键和直接的证据,因为上面清晰地记录了员工的教育经历、工作经历以及其他信息。

让每一位新进员工亲自填写《入职登记表》,内容应当涵盖员工的年龄、性别、教育经历、工作经历、健康信息、累计工作年限,与前工作单位的关系解除情况或竞业限制约定情况等。

2《劳动合同》

《劳动合同》在员工关系管理过程中的重要性已经不需要重申了,它涉及员工在劳动关系存续期间的很多切身利益的约定,比如工作时间,比如工作岗位,比如劳动报酬等等,这些信息的约定对于处理其他劳动争议有着关键的证明作用,而签订《劳动合同》,本身也是企业的法定义务。

企业应当在员工入职一个月内与其签订《劳动合同》,并应确保《劳动合同》内容涵盖法律规定的九项必备条款。

3《劳动合同领取签收表》

由于未签劳动合同存有双倍工资的支付风险,企业对劳动合同的签订一般都非常重视。但是,却时常忽略一些潜在的风险。比如,劳动合同保管不当、企业搬迁导致合同遗失等等。一旦因此发生劳动纠纷,一份《劳动合同领取签收表》就能够轻而易举地让员工声称未签合同的谎言不攻自破。

在向员工发放劳动合同的同时,应让员工同时签收《劳动合同领取签收表》,内容应当涵盖员工的姓名、身份证号码、劳动合同期限、领取日期和签名等。

4、《试用期录用条件确认书》

《劳动合同法》第三十九条规定,劳动者在试用期间被证明不符合录用条件的,用人单位可以解除劳动合同。这意味着,企业要在试用期内解除员工,不仅要证明员工无法通过试用期考核,还要确保员工对录用条件的知情权。即企业和员工在签订劳动合同时,应当同时告知员工相关的录用条件及考核办法。否则,该解除违法。

在和员工签署劳动合同时,应同时向员工具体说明相关的录用条件,并让员工签字确认知晓录用条件的内容并愿意遵守。

5、《员工手册签阅单》

员工手册作为企业内部的法律,小到日常管理,大到违纪解除,其作用不可小觑。但是,如果企业不能证明自己已经在事先将员工手册的内容告知过员工,则该制度并不对员工产生约束力,且不能作为管理员工或解除员工的参考依据。因此,让员工确认签收员工手册,意义重大。

员工入职时、制度新发布、制度修订后,都应当及时将内容告知员工,并做好签收工作,必要的时候,还应当辅以培训、考试等方式加强这方面的证据收集。

6、《劳动合同变更协议》

大多数企业在调岗的时候,都会事先和员工进行商谈,达成一致后再将员工安排到新岗。但是,有些员工在新岗工作一段时间后,会觉得不合适,要求调回原岗,此时,如果企业没有证据证明员工的岗位已经做了调整,就很容易发生扯皮的现象。而如果双方事先签有劳动合同变更协议,问题就迎刃而解。

凡是与员工个人切身利益有关的重要事项进行调整时,都要及时和员工签订劳动合同变更协议,将相关调整情况作好书面约定,这些情况包括但不仅限于工作时间、工作地点、劳动报酬、工作岗位、工作内容的变化。

7、《岗位职责说明书》

岗位职责,即员工所在岗位需要完成的工作内容及应当承担的责任范围。如果对这些内容在事先没有进行具体说明或约定,那么,如何定义员工不胜任工作就没有了前提条件,如何判定员工是否不服从工作安排或拒不执行工作职责就没有了直接依据,甚至于也无法判定员工是否存在失职行为。因此,一份员工确认的《岗位职责说明书》是员工上任时应当准备的必要文件。

新员工入职或者调入新岗时,企业应当向员工如实说明该岗位的工作内容、工作要求及考核标准,并应当做好员工的书面确认工作。

8、《工资单》

工资单是很容易被忽视的文件,许多HR都觉得,只要工资按月通过银行转账发放到员工的工资卡中,就没必要让员工一一签字确认了。即使发生争议,企业也有流水单可以作为证据。

但实际上,与劳动报酬有关的争议,比如加班工资、年休假工资、高温津贴等等,都与工资构成密不可分,而企业要证明自己没有过错,就需要通过工资的具体构成来进行说明,因此,让员工确认工资单,就同时完成了员工对该月工资数额及工资构成的认可,一旦发生争议,就能为企业避免因为举证不利而面临不应有的赔付风险。

企业应当在发放工资的同时,让员工按月签署工资单,同时,还可以让员工确认当月工资是否已经足额结算。

9、《劳动合同续签意向书》

劳动合同到期终止,企业或劳动者的续签意向是判定企业是否需要向员工支付终止劳动合同经济补偿的直接依据。因此,保留员工的续签意向,将有效避免日后不必要的劳动纠纷。

在劳动合同到期前,企业在征询员工续签意向时,应通过书面形式,尤其是在员工对企业提出的续签意见持消极态度时,要及时使员工通过书面确定自己的续签意向,而不能一味任由员工拖延。

10、《病假申请书》

员工患病或非因工负伤,在医疗期内企业的很多权利受到限制,比如特定情形下不得解除劳动合同,不得到期终止合同等等。因此,员工医疗期的计算就成了HR的重要工作之一。全国除上海市外的其他地区,其医疗期的计算在跨越医疗期统计周期外时,是要清零重新计算的,这样一来,员工的首次病休时间就显得非常重要,不同的起算时间,会直接影响员工一次性病休的医疗期长短。

企业应当注意员工每一次病假申请记录及其相关诊断证明、考勤记录等资料的保存,在有条件的情况下,还应为员工建立医疗期台账,减少医疗期计算的纠纷。

11、《辞职信》

一般情况下,员工主动提出离职,企业正常办理手续是不会发生劳动争议的。但是,现实中,时常会出现这样的情况,员工直接和上司口头谈辞职,并谈好离职日期,之后上司就安排HR着手招聘,跟着,人招来了,但是员工反悔不走了。若当时没有及时让员工补交辞职信,就真拿员工没办法了。

员工如果提出离职意向,必须要求员工提交书面的辞职信,否则,应及时告知员工公司不认可员工的离职要求。

12、《解除或终止劳动合同通知书》

企业单方要和员工结束劳动合同关系的唯一方式就是向员工发出解除或终止劳动合同通知书。通知发出的时间点决定着企业是否需要向员工发放代通知金,通知上的解除或终止原因则决定着企业是否要向员工支付经济补偿。

企业拟向员工单方提出解除或终止意向时,应向员工书面发出《解除或终止劳动合同通知书》,同时应确保通知书送达员工。

13、《协商解除或终止劳动合同协议书》

协商解除能够帮助企业省却不少解除流程,免除企业的法律风险,因而是企业最常用的解除方式。但是,如果企业和员工就解除口头达成了一致,却没有形成书面协议,势必会给企业留下很大的法律隐患。

企业和员工协商解除或协商终止的时候,一定要签订书面的《协商解除或终止劳动合同协议书》,将解除时间、补偿金的支付、解决的争议等问题明确,以免后患。

14、《离职交接单》

员工离职时,如果没有认真办理工作及财物交接,可能会给企业带来一定的损失,员工没有进行工作交接,企业有权拒付经济补偿。因此,妥善整理一份《离职交接单》,不仅能够帮助企业做好衔接过渡工作,也是企业日后追讨损失、拒付经济补偿的重要凭证。

企业应当完善内部的离职手续办理流程,要求员工严格按照规定办理离职交接手续,填妥《离职交接单》。

15、《竞业限制义务履行通知》

对于企业的一些关键岗位的人员,企业往往都能记得也很重视在其入职时与之签订竞业限制协议。但是,在这些人员离职的时候,对于是否要求他们履行竞业限制义务,却时常被忽略。如果企业在员工在职期间与之签订了竞业限制协议,在员工离职时应当明确是否需要员工履行竞业限制义务,否则,在企业没有明示,而员工又主动履行了竞业限制义务的情况下,员工可以反过来要求企业支付竞业限制补偿。

对于企业与其签订竞业限制义务的员工,在员工离职时企业应当书面通知员工是否需要其按照约定履行竞业限制义务。

除上述十五份文件外,还有很多文件都需要HR予以重视,如违纪处理单、解除劳动合同证明书、保密协议、服务期协议等。总而言之,企业的HR应当时常提醒自己树立证据意识,在日常员工关系管理过程中,要善于收集证据,妥善保管证据,并帮助企业建立一个健全的内部操作规程,以避免不必要的劳动纠纷和法律风险。


来源:《人力资源杂志》
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