当前位置 首页 > 职场薪闻 > 行业百科 > 管理新知 > 帮领导过滤电话的技巧
帮领导过滤电话的技巧
作者: 时间:2017-11-28 阅读:445次

有哪些很多情况下,秘书需要为上司代接电话,主要的目的是为了让上司能安心工作,不受无谓的干扰,节省更多的时间。因此,如果你是一位秘书一定要扮演好过滤者的角色。

但是这个过滤者角色并不好当,需要你有眼力,知道什么情况下该怎么做,正所谓识时务者为俊杰,要成为一名出色的秘书,以下基本功一定要掌握!

老熟人的电话:作为秘书应该基本了解领导一些熟识的朋友,当老熟人找领导且领导在的话,就应立即转告,让领导接电话。在传答电话前应该将对方的信息简洁、清楚、迅速地转达给领导,一方面免得对方再重复一次,另一方面也让领导有个思想准备。

领导正在主持重要会议:这个时候不论接到谁的电话,领导都是不合适接听的,应该让对方留下姓名和联系方式或是要转达的信息。

领导正在参加会议:在这个时候,如果有十分重要的电话必须要领导接听时,可以记在留言条上,送进会议室,询问领导是否要接听。

领导正在会客:如果客人是重要人士,不便打扰或是上司交代不要打扰时,可以请对方留下姓名和联系方式,或是要转达的信息。如果是上司特别交代需要接听的重要电话,就可以记在留言条上,送进会客室,由上司决定是否接听。

领导不愿接听的电话:不论是谁,都会随时接听到一些不想接听的电话,你的领导当然更不例外。因此如果是领导特别交代不想接听的电话,你就一定要做好这个挡箭牌,对于需要据塞的场合,要机智应对,恰当把握说话的分寸,按领导的意图把事情办妥。秘书有责任让领导避开不想接听的电话,以免浪费时间,有责任辨别领导不乐意与哪些人通话,并通晓如何巧妙地金蝉脱壳。如对不起,先生。xx领导刚刚离开办公室。或是我不能确定何时能找到他。等等。

如果你是一位秘书,你可以检查一下自己的做法是否符合上面所说的,自己这个过滤者是否做到本职工作了。如果你只是一名普通的读者,那也没关系。您同样应该高兴自己又学到了一种礼仪规范。点点滴滴,日积月累,总有一天您一定会得到领导的赏识,成为职场高手!

来源:卓众猎头
热门推荐